4.1. Conceptos generales.
* Administración de los sistemas de información:
Los sistemas son un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones físicas gracias a un sistema nervioso formado por el cerebro, la medula, los nervios, y las células sensoriales, todos estos elementos funcionan en conjunto para hacer que el sujeto experimente sensaciones como frío, calor, etc. Los sistemas de información proporcionan servicios a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos los componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.
* Conceptos básicos de sistemas de información
* Definición de sistema
Un sistema es un conjunto de partes que están integradas con el propósito de lograr un objetivo.
* Un conjunto de partes
Un sistema tiene más de un elemento, un volante no es un sistema, pero es una parte viral de un sistema muy conocido que se llama automóvil.
* Partes integradas
Debe existir una relación lógica entre las partes de un sistema. Los sistemas mecánicos y electrónicos. Como son las lavadoras los juegos de videos, tienen muchos componentes que trabajan juntos. Un sistema de administración de personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y adiestrar empleados. Otras dos características fundamentales de los sistemas son los siguientes:
a) Sinergia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes, tomadas individualmente. Esto es, el sistema tiene una capacidad de actuación mayor o menor que la de la suma de sus partes.
b) Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismo fin, lo cual le permite una gran variedad de comportamientos.
Un sistema de información recoge, procesa, almacena, analiza y difunde información para lograr un objetivo específico.
Además también se lo puede definir como un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos, que escoge, almacena y recupera datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a todos los niveles de la organización: nivel inferior, nivel medio y nivel superior.
Nivel inferior (operativo): la información que se requiere en este nivel, debe difundir con facilidad el estado y actividades actuales dentro de las funciones básicas del negocio. Con ello se toman decisiones rutinarias, como la cantidad de materias primas requeridas, reabastecimiento de inventario, etc.
Nivel medio: Las decisiones que se toman en este nivel requieren de más tiempo y experiencia. La información que se necesita implica la revisión de resúmenes y análisis de datos históricos que permiten planificar y controlar operaciones e implementar políticas que han sido formuladas por la administración superior.
Nivel superior: Se toman decisiones a largo plazo que generalmente son impredecibles y se relacionan con actividades pasadas, presentes y algunas veces futuras, por lo cual se requiere de mayor experiencia y buen juicio. La información que se requiere en este nivel debe detallar todas las operaciones de la compañía y sus departamentos, las cuales se encaminan hacia la planificación estratégica, la asignación de recursos y la formulación de políticas.
* Administración de servicios
La administración de la tecnología de información es parte de la administración estratégica de la organización; como un elemento transcendental no solo por el propio hecho de organizar la información que en la empresa se genera, sino como la oportunidad de desarrollar estrategias a futuro para la creación de valor. Su objetivo es desarrollar sistemas de información que ayuden a resolver problemas de la administración.
La administración de servicios de TI permite cumplir con las demandas e inclusive anticiparse a ellas, cuando se alcanza la madurez debida en estos procesos de administración de servicios.
Conceptos básicos
Cliente: es la empresa u organismo que contrata los servicios TI ofrecidos.
Usuarios: las personas que utilizan el servicio.
Proveedor: es la empresa u organismo que proporciona los servicios solicitados por el cliente.
4.2. Administración de sistemas.
Un Sistema de Información se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolecta, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Sin embargo actualmente en las organizaciones los sistemas de información se contextualiza desde el marco teórico los tipos de sistemas de información y las aplicaciones empresariales, consideradas para el desempeño general de la organización en sus distintos niveles funcionales y en sus relaciones con clientes y proveedores. Razón por la cual se analiza la evolución del área de Sistemas y Tecnología de la Información en las organizaciones y su complementación con la misión y la estrategia de las mismas. Considerando, además la madurez de las empresas en el aprovechamiento de los datos transaccionales para transformarlos en información y conocimiento para la organización
El rol de los sistemas de información en las organizaciones es Cumplir con los objetivos estratégicos de los negocios de los sistemas de
Informaciones estas son:
1. Excelencia operativa, en este objetivo es mejorar la eficiencia y la Productividad en la empresa.
2. Nuevos productos, servicios y modelos de negocios: - Modelo de negocios: Es la manera en que una empresa produce, distribuye y vende un producto o Servicio para crear riqueza.
3. Buenas relaciones con los clientes y proveedores.
4. Toma de decisiones mejoradas.
5. Ventaja Competitiva
6. Supervivencia
Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras salidas.
La finalidad de la administración de servicios es el enfoque orientado al negocio y al servicio en lugar de darle el enfoque en la tecnología.
Los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS), Sistemas para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS), Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS) y Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
La administración de sistema de información, presenta reportes basados en las actividades de nivel de transacción. Con frecuencia la información proporcionada se combina con otra de naturaleza externa. La necesidad de tomar cada una de estas decisiones se presenta con frecuencia y, por tanto, la información necesaria para ello debe prepararse con regularidad.
Utilidad de los S.I
* Realiza cálculos numéricos de alta velocidad y alto volumen
* Suministrar comunicación rápida, precisa y económica dentro de las organizaciones
* Almacenamiento de grandes cantidades de información en un espacio dede fácil acceso.
* Permitir el acceso rápido económico a una gran cantidad de información en todo el mundo.
* Aumentar la eficacia y eficiencia de la gente que trabaja en grupos en un lugar o en diversas localidades.
Tipos de sistemas de Información
Son los sistemas que logran la automatización de procesos operativos dentro de la organización, tales como pagos, cobros, pólizas etc. Sus principales características son:
-logros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización
-intensa entrada y salida de información sus cálculos o procesos suelen ser simples y poco complejos.
-estos sistemas se encargan de integrar gran cantidad de información que se maneja en la organización
-son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables
-son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que se encuentran en el mercado.
Los sistemas de apoyo a las decisiones se pueden clasificar en:
* Dss (decisión support systems)
* GDSS (group decisión support systems)
* EIS (exectutive information systems)
* EDSS (expert decisión support systems)
COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas: almacenamiento, procesamiento y salida de información. A continuación se definirán cada una de estas actividades.
Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras.
Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.
Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesados de los clientes.
4.3. Administración de servicios de TI.
Las organizaciones en el mundo entero (tanto públicas, como privadas) dependen cada vez más del uso de las Tecnologías de Información como un recurso fundamental para lograr los objetivos de negocio corporativo. La administración de los servicios de tecnologías de información, se basa en la filosofía de definir y mantener los niveles requeridos de servicios de tecnologías de información proporcionados por las empresas, para lograr una adecuada satisfacción de los clientes.
La tendencia de la Administración de Servicios de TI se basa en la promoción y soporte de la aplicación de las mejores prácticas, marcos referenciales y estándares de aceptación internacional.
La administración de servicios de tecnologías de la información es una disciplina basada en procesos, enfocada en alinear los servicios que ofrece la tecnología de información, con las necesidades de las empresas, poniendo énfasis en los beneficios que puede percibir el cliente final. Propone cambiar el paradigma de la administración de TI, por una colección de componentes enfocados en servicios, usando distintos marcos de trabajo que se basan en las mejores prácticas (eso que ya ha sido probado y aplicado en otras empresas).
Los proveedores de los servicios de TI no pueden seguir manteniendo su enfoque en la tecnología, ahora tienen que considerar la calidad de los servicios que proveen y enfocarse en las relaciones con los clientes.
Usualmente la administración de servicios de TI involucra el uso de proveedores y servicios compartidos. Es extremadamente importante mantener una base de conocimiento amplia dentro de la organización para que éstas prácticas sean exitosas.
Los objetivos de una buena administración de servicios de TI deberán ser:
· Proporcionar una adecuada administración de la calidad.
· Aumentar la eficiencia en el uso de recursos de TI.
· Alinear los procesos de negocio y la infraestructura de TI.
· Reducir los riesgos asociados a los Servicios de TI.
Su objetivo es desarrollar sistemas de información que ayuden a resolver problemas de la administración.
La administración de servicios de TI permite cumplir con las demandas e inclusive anticiparse a ellas, cuando se alcanza la madurez debida en estos procesos de administración de servicios.
ITIL (Information Technology Infrastructure Library) es el más aceptado acercamiento a la Administración de Servicios de TI
Algunos beneficios son:
*Orientar la estrategia de TI con el mismo rumbo de la estrategia del Negocio.
*Incorpora las necesidades del Negocio y de los Usuarios en las prioridades de TI.
*Mejora la administración de presupuestos, costos y recursos de TI.
*Integra las disciplinas críticas de administración de TI para satisfacer las necesidades del Negocio.
El Estándar Internacional de Administración de Servicios de TI. Conati proporciona consultoría en la implementación de los procesos de administración de TI, así como de auditoría de cumplimiento de cada uno de los procesos involucrados en dicho estándar.
La existencia de esta norma obliga a que las empresas prestadoras de servicios de TI, garanticen la calidad de los mismos cumpliendo con estándares internacionales.
Esto da una doble certeza que los procesos que siguen estas empresas de servicios de TI, ayudan a alcanzar un elevado nivel de excelencia operativa, reduce riesgos, costos y optimiza recursos, puntos muy importantes de decisión de las organizaciones que contratan empresas prestadoras de servicios de TI.
4.4. Comparativo administración de sistemas vs administración de servicios de TI.
Conclusion
Las TICs (Tecnologías de la Información y la Comunicación) constituyen un activo habilitador imprescindible para la mayoría de empresas y organizaciones del mundo, sean estas pequeñas, medianas o grandes empresas, agencias de la administración del estado, o grandes organizaciones transnacionales. La inversión en SI (sistemas de información) e infraestructura TIC presenta un crecimiento sostenido y la sofisticación y madurez técnica y organizativa alcanzada en su desarrollo, permiten alcanzar cuotas de eficacia y eficiencia en la organización social, la actividad económica, el estado del bienestar y el acceso a la información y el conocimiento sin precedentes en la historia de la humanidad.
